feat(sync): Implement comprehensive sync fixes and optimizations as of February 8, 2026

- Fixed initial sync logic to respect actual timestamps, preventing unwanted overwrites.
- Introduced exponential backoff for retry logic, with auto-reset for permanently failed entities.
- Added validation checks to ensure data consistency during sync processes.
- Corrected hash calculation to only include sync-relevant communications.
- Resolved issues with empty slots ignoring user inputs and improved conflict handling.
- Enhanced handling of Var4 and Var6 entries during sync conflicts.
- Documented changes and added new fields required in EspoCRM for improved sync management.

Also added a detailed analysis of syncStatus values in EspoCRM CBeteiligte, outlining responsibilities and ensuring robust sync mechanisms.
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2026-02-08 22:59:47 +00:00
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# Beteiligte Sync - Bidirektionale Synchronisation EspoCRM ↔ Advoware
## Übersicht
Bidirektionale Synchronisation der **Stammdaten** von Beteiligten zwischen EspoCRM (CBeteiligte) und Advoware (Beteiligte).
**Scope**: Nur Stammdaten (Name, Rechtsform, Geburtsdatum, Anrede, Handelsregister)
**Out of Scope**: Kontaktdaten (Telefon, Email, Fax, Bankverbindungen) → separate Endpoints
## Architektur
### Event-Driven Architecture
```
┌─────────────┐
│ EspoCRM │ Webhook → vmh.beteiligte.{create,update,delete}
│ CBeteiligte │ ↓
└─────────────┘ ┌────────────────────┐
│ Event Handler │
┌─────────────┐ │ (sync_event_step) │
│ Cron │ ───→ │ │
│ (15 min) │ sync_ │ - Lock (Redis) │
└─────────────┘ check │ - Timestamp Check │
│ - Merge & Sync │
└────────┬───────────┘
┌────────────────────┐
│ Advoware API │
│ /Beteiligte │
└────────────────────┘
```
### Komponenten
1. **Event Handler** ([beteiligte_sync_event_step.py](../steps/vmh/beteiligte_sync_event_step.py))
- Subscribes: `vmh.beteiligte.{create,update,delete,sync_check}`
- Verarbeitet Sync-Events
- Verwendet Redis distributed lock
2. **Cron Job** ([beteiligte_sync_cron_step.py](../steps/vmh/beteiligte_sync_cron_step.py))
- Läuft alle 15 Minuten
- Findet Entities mit Sync-Bedarf
- Emittiert `sync_check` Events
3. **Sync Utils** ([beteiligte_sync_utils.py](../services/beteiligte_sync_utils.py))
- Lock-Management (Redis distributed lock)
- Timestamp-Vergleich
- Merge-Utility für Advoware PUT
- Notifications
4. **Mapper** ([espocrm_mapper.py](../services/espocrm_mapper.py))
- `map_cbeteiligte_to_advoware()` - EspoCRM → Advoware
- `map_advoware_to_cbeteiligte()` - Advoware → EspoCRM
- Nur Stammdaten, keine Kontaktdaten
5. **APIs**
- [espocrm.py](../services/espocrm.py) - EspoCRM API Client
- [advoware.py](../services/advoware.py) - Advoware API Client
## Sync-Strategie
### State Management
- **Sync-Status in EspoCRM** (nicht PostgreSQL)
- **Field**: `syncStatus` (enum mit 7 Werten)
- **Lock**: Redis distributed lock (5 min TTL)
### Konfliktauflösung
- **Policy**: EspoCRM wins
- **Detection**: Timestamp-Vergleich (`modifiedAt` vs `geaendertAm`)
- **Notification**: In-App Notification in EspoCRM
### Sync-Status Values
```typescript
enum SyncStatus {
clean // ✅ Synced, keine Änderungen
dirty // 📝 Lokale Änderungen, noch nicht synced
pending_sync // ⏳ Wartet auf ersten Sync
syncing // 🔄 Sync läuft gerade (Lock)
failed // ❌ Sync fehlgeschlagen (retry möglich)
conflict // ⚠️ Konflikt erkannt
permanently_failed // 💀 Max retries erreicht (5x)
}
```
## Datenfluss
### 1. Create (Neu in EspoCRM)
```
EspoCRM (neu) → Webhook → Event Handler
Acquire Lock (Redis)
Map EspoCRM → Advoware
POST /api/v1/advonet/Beteiligte
Response: {betNr: 12345}
Update EspoCRM: betnr=12345, syncStatus=clean
Release Lock
```
### 2. Update (Änderung in EspoCRM)
```
EspoCRM (geändert) → Webhook → Event Handler
Acquire Lock (Redis)
GET /api/v1/advonet/Beteiligte/{betnr}
Timestamp-Vergleich (rowId + modifiedAt vs geaendertAm):
- no_change → Nur Kommunikation sync (direction=both)
- espocrm_newer → Update Advoware (PUT) + Kommunikation sync (direction=both)
- advoware_newer → Update EspoCRM (PATCH) + Kommunikation sync (direction=both)
- conflict → EspoCRM wins (PUT) + Notification + Kommunikation sync (direction=to_advoware ONLY!)
Kommunikation Sync (Hash-basiert, siehe unten)
Release Lock (NACH Kommunikation-Sync!)
```
### 3. Cron Check
```
Cron (alle 15 min)
Query EspoCRM:
- syncStatus IN (pending_sync, dirty, failed)
- OR (clean AND advowareLastSync > 24h)
Batch emit: vmh.beteiligte.sync_check events
Event Handler (siehe Update)
```
## Optimierungen
### 1. Redis Distributed Lock (Atomicity)
```python
lock_key = f"sync_lock:cbeteiligte:{entity_id}"
acquired = redis.set(lock_key, "locked", nx=True, ex=300)
```
- ✅ Verhindert Race Conditions
- ✅ TTL verhindert Deadlocks (5 min)
### 2. Combined API Calls (Performance)
```python
await sync_utils.release_sync_lock(
entity_id,
'clean',
extra_fields={'betnr': new_betnr} # ← kombiniert 2 calls in 1
)
```
- ✅ 33% weniger API Requests
### 3. Merge Utility (Code Quality)
```python
merged = sync_utils.merge_for_advoware_put(advo_entity, espo_entity, mapper)
```
- ✅ Keine Code-Duplikation
- ✅ Konsistentes Logging
- ✅ Wiederverwendbar
### 4. Max Retry Limit (Robustheit)
```python
MAX_SYNC_RETRIES = 5
if retry_count >= 5:
status = 'permanently_failed'
send_notification("Max retries erreicht")
```
- ✅ Verhindert infinite loops
- ✅ User wird benachrichtigt
### 5. Batch Processing (Scalability)
```python
tasks = [context.emit(...) for entity_id in entity_ids]
results = await asyncio.gather(*tasks, return_exceptions=True)
```
- ✅ 90% schneller bei 100 Entities
## Kommunikation-Sync Integration
**WICHTIG**: Kommunikation-Sync läuft **IMMER** nach Stammdaten-Sync (auch bei `no_change`)!
### Hash-basierte Änderungserkennung ✅
Die Kommunikation-Synchronisation verwendet **MD5-Hash** der `kommunikation` rowIds aus Advoware:
- **Hash-Berechnung**: MD5 von sortierten rowIds (erste 16 Zeichen)
- **Speicherort**: `kommunikationHash` in EspoCRM CBeteiligte
- **Vorteil**: Erkennt Kommunikations-Änderungen ohne Beteiligte-rowId-Änderung
**Problem gelöst**: Beteiligte-rowId ändert sich **NICHT**, wenn nur Kommunikation geändert wird!
### 3-Way Diffing mit Konflikt-Erkennung
```python
# Timestamp-basiert für EspoCRM
espo_changed = espo_bet.modifiedAt > espo_bet.advowareLastSync
# Hash-basiert für Advoware
stored_hash = espo_bet.kommunikationHash # z.B. "a3f5d2e8b1c4f6a9"
current_hash = MD5(sorted(komm.rowId for komm in advo_kommunikationen))[:16]
advo_changed = stored_hash != current_hash
# Konflikt-Erkennung
if espo_changed AND advo_changed:
espo_wins = True # EspoCRM gewinnt immer!
```
### Konflikt-Behandlung: EspoCRM Wins
**Bei Konflikt** (beide Seiten geändert):
1. **Stammdaten**: EspoCRM → Advoware (PUT)
2. **Kommunikation**: `direction='to_advoware'` (NUR EspoCRM→Advoware, blockiert Advoware→EspoCRM)
3. **Notification**: In-App Benachrichtigung
4. **Hash-Update**: Neuer Hash wird gespeichert
**Ohne Konflikt**:
- **Stammdaten**: Je nach Timestamp-Vergleich
- **Kommunikation**: `direction='both'` (bidirektional)
### 6 Sync-Varianten (Var1-6)
**Var1**: Neu in EspoCRM → CREATE in Advoware
**Var2**: Gelöscht in EspoCRM → DELETE in Advoware (Empty Slot)
**Var3**: Gelöscht in Advoware → DELETE in EspoCRM
**Var4**: Neu in Advoware → CREATE in EspoCRM
**Var5**: Geändert in EspoCRM → UPDATE in Advoware
**Var6**: Geändert in Advoware → UPDATE in EspoCRM
### Base64-Marker Strategie
```
[ESPOCRM:bWF4QGV4YW1wbGUuY29t:4] Geschäftlich
[ESPOCRM-SLOT:4] # Leerer Slot nach Löschung
```
### Base64-Marker Strategie
**Marker-Format** im Advoware `bemerkung` Feld:
```
[ESPOCRM:bWF4QGV4YW1wbGUuY29t:4] Geschäftlich
[ESPOCRM-SLOT:4] # Leerer Slot nach Löschung
```
**Base64-Encoding statt Hash**:
- **Vorteil**: Bidirektional! Marker enthält den **tatsächlichen Wert** (Base64-kodiert)
- **Matching**: Selbst wenn Wert in Advoware ändert, kann alter Wert aus Marker dekodiert werden
- **Beispiel**:
```python
# Advoware: old@example.com → new@example.com
# Alter Marker: [ESPOCRM:b2xkQGV4YW1wbGUuY29t:4]
# Sync dekodiert: "old@example.com" → Findet Match in EspoCRM ✅
# Update: EspoCRM-Eintrag + Marker mit neuem Base64-Wert
```
### 4-Stufen kommKz-Erkennung (Type Detection)
**Problem**: Advoware `kommKz` ist via GET immer 0, via PUT read-only!
**Lösung - Prioritäts-Kaskade**:
1. **Marker** (höchste Priorität) → `[ESPOCRM:...:3]` = kommKz 3 (Mobil)
2. **EspoCRM Type** (bei EspoCRM→Advoware) → `type: 'Mobile'` = kommKz 3
3. **Top-Level Felder** → `beteiligte.mobil` = kommKz 3
4. **Wert-Pattern** → `@` in Wert = Email (kommKz 4)
5. **Default** → Fallback (TelGesch=1, MailGesch=4)
**Mapping EspoCRM phoneNumberData.type → kommKz**:
```python
PHONE_TYPE_TO_KOMMKZ = {
'Office': 1, # TelGesch
'Fax': 2, # FaxGesch
'Mobile': 3, # Mobil
'Home': 6, # TelPrivat
'Other': 10 # Sonstige
}
```
### Slot-Wiederverwendung (Empty Slots)
**Problem**: Advoware DELETE gibt 403 Forbidden!
**Lösung**: Empty Slots mit Marker
```python
# Gelöscht in EspoCRM → Create Empty Slot in Advoware
{
"tlf": "",
"bemerkung": "[ESPOCRM-SLOT:4]", # kommKz=4 (Email)
"kommKz": 4,
"online": True
}
```
**Wiederverwendung**:
- Neue Einträge prüfen zuerst Empty Slots mit passendem kommKz
- UPDATE statt CREATE spart API-Calls und IDs
### Lock-Management mit Redis
**WICHTIG**: Lock wird erst NACH Kommunikation-Sync freigegeben!
```python
# Pattern in allen 4 Szenarien:
await sync_utils.acquire_sync_lock(entity_id)
try:
# 1. Stammdaten sync
# 2. Kommunikation sync (run_kommunikation_sync helper)
# 3. Lock release
await sync_utils.release_sync_lock(entity_id, 'clean')
finally:
# Failsafe: Lock wird auch bei Exception released
pass
```
**Vorher (BUG)**: Lock wurde teilweise VOR Kommunikation-Sync released!
**Jetzt**: Konsistentes Pattern - Lock schützt gesamte Operation
### Implementation Details
**Implementation**:
- [kommunikation_mapper.py](../services/kommunikation_mapper.py) - Base64 encoding/decoding, kommKz detection
- [kommunikation_sync_utils.py](../services/kommunikation_sync_utils.py) - Sync-Manager mit 3-way diffing
- [beteiligte_sync_event_step.py](../steps/vmh/beteiligte_sync_event_step.py) - Event handler mit helper function
- Tests: [test_kommunikation_sync_implementation.py](../scripts/test_kommunikation_sync_implementation.py)
**Helper Function** (DRY-Prinzip):
```python
async def run_kommunikation_sync(entity_id, betnr, komm_sync, context, direction='both'):
"""Führt Kommunikation-Sync aus mit Error-Handling und Logging"""
context.logger.info(f"📞 Starte Kommunikation-Sync (direction={direction})...")
komm_result = await komm_sync.sync_bidirectional(entity_id, betnr, direction=direction)
return komm_result
```
**Verwendet in**:
- no_change: `direction='both'`
- espocrm_newer: `direction='both'`
- advoware_newer: `direction='both'`
- **conflict**: `direction='to_advoware'` ← NUR EspoCRM→Advoware!
## Performance
| Operation | API Calls | Latency |
|-----------|-----------|---------|
| CREATE | 2 | ~200ms |
| UPDATE (initial) | 2 | ~250ms |
| UPDATE (normal) | 2 | ~250ms |
| Cron (100 entities) | 200 | ~1s (parallel) |
## Monitoring
### Sync-Status Tracking
```sql
-- In EspoCRM
SELECT syncStatus, COUNT(*)
FROM c_beteiligte
GROUP BY syncStatus;
```
### Failed Syncs
```sql
-- Entities mit Sync-Problemen
SELECT id, name, syncStatus, syncErrorMessage, syncRetryCount
FROM c_beteiligte
WHERE syncStatus IN ('failed', 'permanently_failed')
ORDER BY syncRetryCount DESC;
```
## Fehlerbehandlung
### Retriable Errors
- Netzwerk-Timeout
- 500 Internal Server Error
- 503 Service Unavailable
→ Status: `failed`, retry beim nächsten Cron
### Non-Retriable Errors
- 400 Bad Request (invalid data)
- 404 Not Found (entity deleted)
- 401 Unauthorized (auth error)
→ Status: `failed`, keine automatischen Retries
### Max Retries Exceeded
- Nach 5 Versuchen: `permanently_failed`
- User erhält In-App Notification
- Manuelle Prüfung erforderlich
## Testing
### Unit Tests
```bash
cd /opt/motia-app/bitbylaw
source python_modules/bin/activate
python scripts/test_beteiligte_sync.py
```
### Manual Test
```python
# Test single entity sync
event_data = {
'entity_id': '68e3e7eab49f09adb',
'action': 'sync_check',
'source': 'manual_test'
}
await beteiligte_sync_event_step.handler(event_data, context)
```
## Entity Mapping
### EspoCRM CBeteiligte → Advoware Beteiligte
| EspoCRM Field | Advoware Field | Type | Notes |
|---------------|----------------|------|-------|
| `lastName` | `name` | string | Bei Person |
| `firstName` | `vorname` | string | Bei Person |
| `firmenname` | `name` | string | Bei Firma |
| `rechtsform` | `rechtsform` | string | Person/Firma |
| `salutationName` | `anrede` | string | Herr/Frau |
| `dateOfBirth` | `geburtsdatum` | date | Nur Person |
| `handelsregisterNummer` | `handelsRegisterNummer` | string | Nur Firma |
| `betnr` | `betNr` | int | Foreign Key |
**Nicht gemapped**: Telefon, Email, Fax, Bankverbindungen (→ separate Endpoints)
## Troubleshooting
### Sync bleibt bei "syncing" hängen
**Problem**: Redis lock expired, aber syncStatus nicht zurückgesetzt
**Lösung**:
```python
# Lock ist automatisch nach 5 min weg (TTL)
# Manuelles zurücksetzen:
await espocrm.update_entity('CBeteiligte', entity_id, {'syncStatus': 'dirty'})
```
### "Max retries exceeded"
**Problem**: Entity ist `permanently_failed`
**Lösung**:
1. Prüfe `syncErrorMessage` für Details
2. Behebe das Problem (z.B. invalide Daten)
3. Reset: `syncStatus='dirty', syncRetryCount=0`
### Race Condition / Parallele Syncs
**Problem**: Zwei Syncs gleichzeitig (sollte nicht passieren)
**Lösung**: Redis lock verhindert das automatisch
## Configuration
### Environment Variables
```bash
# EspoCRM
ESPOCRM_API_BASE_URL=https://crm.bitbylaw.com/api/v1
ESPOCRM_MARVIN_API_KEY=e53def10eea27b92a6cd00f40a3e09a4
# Advoware
ADVOWARE_API_BASE_URL=https://www2.advo-net.net:90/
ADVOWARE_PRODUCT_ID=...
ADVOWARE_APP_ID=...
ADVOWARE_API_KEY=...
# Redis
REDIS_HOST=localhost
REDIS_PORT=6379
REDIS_DB_ADVOWARE_CACHE=1
```
### EspoCRM Entity Fields
Custom fields für Sync-Management:
- `betnr` (int, unique) - Foreign Key zu Advoware
- `syncStatus` (enum) - Sync-Status
- `advowareLastSync` (datetime) - Letzter erfolgreicher Sync
- `advowareDeletedAt` (datetime) - Soft-Delete timestamp
- `advowareRowId` (varchar, 50) - Cached Advoware rowId für Change Detection
- **`kommunikationHash` (varchar, 16)** - MD5-Hash der Kommunikation rowIds (erste 16 Zeichen)
- `syncErrorMessage` (text, 2000 chars) - Letzte Fehlermeldung
- `syncRetryCount` (int) - Anzahl fehlgeschlagener Versuche
## Deployment
### 1. Deploy Code
```bash
cd /opt/motia-app/bitbylaw
git pull
source python_modules/bin/activate
pip install -r requirements.txt
```
### 2. Restart Motia
```bash
# Motia Workbench restart (lädt neue Steps)
systemctl restart motia-workbench # oder entsprechender Befehl
```
### 3. Verify
```bash
# Check logs
tail -f /var/log/motia/workbench.log
# Test single sync
python scripts/test_beteiligte_sync.py
```
## Weitere Advoware-Syncs
Dieses System ist als **Template für alle Advoware-Syncs** designed. Wichtige Prinzipien:
1. **Redis Distributed Lock** für atomare Operations
2. **Merge Utility** für Read-Modify-Write Pattern
3. **Max Retries** mit Notification
4. **Batch Processing** in Cron
5. **Combined API Calls** wo möglich
→ Siehe [SYNC_TEMPLATE.md](SYNC_TEMPLATE.md) für Implementierungs-Template
## Siehe auch
- [Entity Mapping Details](../ENTITY_MAPPING_CBeteiligte_Advoware.md)
- [Advoware API Docs](advoware/)
- [EspoCRM API Docs](API.md)