diff --git a/src/steps/crm/akte/akte_sync_event_step.py b/src/steps/crm/akte/akte_sync_event_step.py
index 01086d0..c618cdc 100644
--- a/src/steps/crm/akte/akte_sync_event_step.py
+++ b/src/steps/crm/akte/akte_sync_event_step.py
@@ -399,12 +399,42 @@ async def _run_xai_sync(
     ctx.logger.info("─" * 60)
 
     try:
-        # ── Ensure collection exists ───────────────────────────────────
-        collection_id = await upload_utils.ensure_collection(akte, xai, espocrm)
+        # ── Collection-ID ermitteln ────────────────────────────────────
+        ai_aktivierungsstatus = str(akte.get('aiAktivierungsstatus') or '').lower()
+        collection_id = akte.get('aiCollectionId')
+
         if not collection_id:
-            ctx.logger.error("❌ Could not obtain xAI collection – aborting xAI sync")
-            await espocrm.update_entity('CAkten', akte_id, {'aiSyncStatus': 'failed'})
-            return
+            if ai_aktivierungsstatus == 'new':
+                # Status 'new' → neue Collection anlegen
+                ctx.logger.info("   Status 'new' → Erstelle neue xAI Collection...")
+                collection_id = await upload_utils.ensure_collection(akte, xai, espocrm)
+                if not collection_id:
+                    ctx.logger.error("❌ xAI Collection konnte nicht erstellt werden – Sync abgebrochen")
+                    await espocrm.update_entity('CAkten', akte_id, {'aiSyncStatus': 'failed'})
+                    return
+                ctx.logger.info(f"   ✅ Collection erstellt: {collection_id}")
+                # aiAktivierungsstatus → 'aktiv' wird in handler final_update gesetzt
+            else:
+                # aktiv (oder anderer Status) aber keine Collection-ID → Konfigurationsfehler
+                ctx.logger.error(
+                    f"❌ aiAktivierungsstatus='{ai_aktivierungsstatus}' aber keine aiCollectionId vorhanden – "
+                    f"xAI Sync abgebrochen. Bitte Collection-ID in EspoCRM eintragen."
+                )
+                await espocrm.update_entity('CAkten', akte_id, {'aiSyncStatus': 'failed'})
+                return
+        else:
+            # Collection-ID vorhanden → verifizieren ob sie noch in xAI existiert
+            try:
+                col = await xai.get_collection(collection_id)
+                if not col:
+                    ctx.logger.error(f"❌ Collection {collection_id} existiert nicht mehr in xAI – Sync abgebrochen")
+                    await espocrm.update_entity('CAkten', akte_id, {'aiSyncStatus': 'failed'})
+                    return
+                ctx.logger.info(f"   ✅ Collection verifiziert: {collection_id}")
+            except Exception as e:
+                ctx.logger.error(f"❌ Collection-Verifizierung fehlgeschlagen: {e} – Sync abgebrochen")
+                await espocrm.update_entity('CAkten', akte_id, {'aiSyncStatus': 'failed'})
+                return
 
         ctx.logger.info(f"   Documents to check: {len(docs)}")