From 4ed752b19e8054a19cb7079dff10e58c5a90b9e6 Mon Sep 17 00:00:00 2001
From: bsiggel <bsiggel@bitbylaw.com>
Date: Sun, 8 Mar 2026 18:59:56 +0000
Subject: [PATCH] feat(document-sync): enhance metadata update to reset file
 status after preview generation

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 services/document_sync_utils.py       | 14 +++++++++-----
 steps/vmh/document_sync_event_step.py | 12 ++++++++++--
 2 files changed, 19 insertions(+), 7 deletions(-)

diff --git a/services/document_sync_utils.py b/services/document_sync_utils.py
index 5e083e6..951d2c7 100644
--- a/services/document_sync_utils.py
+++ b/services/document_sync_utils.py
@@ -484,10 +484,11 @@ class DocumentSync(BaseSyncUtils):
         collection_ids: Optional[List[str]] = None,
         file_hash: Optional[str] = None,
         preview_data: Optional[bytes] = None,
+        reset_file_status: bool = False,
         entity_type: str = 'CDokumente'
     ) -> None:
         """
-        Updated Document-Metadaten nach erfolgreichem xAI-Sync
+        Updated Document-Metadaten nach erfolgreichem xAI-Sync oder Preview-Generierung
         
         Args:
             document_id: EspoCRM Document ID
@@ -495,6 +496,7 @@ class DocumentSync(BaseSyncUtils):
             collection_ids: Liste der xAI Collection IDs (optional)
             file_hash: MD5/SHA Hash des gesyncten Files
             preview_data: Vorschaubild (WebP) als bytes
+            reset_file_status: Ob fileStatus/dateiStatus zurückgesetzt werden soll
             entity_type: Entity-Type (CDokumente oder Document)
         """
         try:
@@ -511,13 +513,15 @@ class DocumentSync(BaseSyncUtils):
             if collection_ids is not None:
                 update_data['xaiCollections'] = collection_ids
             
-            # Nur Status auf "Gesynct" setzen wenn xAI-File-ID vorhanden
-            if xai_file_id:
+            # Status zurücksetzen wenn xAI-Sync erfolgt ist ODER explizit angefordert
+            if xai_file_id or reset_file_status:
                 # CDokumente verwendet fileStatus, Document verwendet dateiStatus
                 if entity_type == 'CDokumente':
-                    update_data['fileStatus'] = 'synced'
+                    # Bei xAI-Sync: "synced", bei nur Preview: "processed"
+                    update_data['fileStatus'] = 'synced' if xai_file_id else 'processed'
                 else:
-                    update_data['dateiStatus'] = 'Gesynct'
+                    # Bei xAI-Sync: "Gesynct", bei nur Preview: "Verarbeitet"
+                    update_data['dateiStatus'] = 'Gesynct' if xai_file_id else 'Verarbeitet'
             
             # Hash speichern für zukünftige Change Detection
             if file_hash:
diff --git a/steps/vmh/document_sync_event_step.py b/steps/vmh/document_sync_event_step.py
index 6d7a2f3..eb8bdfc 100644
--- a/steps/vmh/document_sync_event_step.py
+++ b/steps/vmh/document_sync_event_step.py
@@ -214,17 +214,23 @@ async def handle_create_or_update(entity_id: str, document: Dict[str, Any], sync
                         if preview_data:
                             ctx.logger.info(f"✅ Preview generated: {len(preview_data)} bytes WebP")
                             
-                            # 5. Upload Preview zu EspoCRM
+                            # 5. Upload Preview zu EspoCRM und reset file status
                             ctx.logger.info(f"📤 Uploading preview to EspoCRM...")
                             await sync_utils.update_sync_metadata(
                                 entity_id,
                                 preview_data=preview_data,
+                                reset_file_status=True,  # Reset status nach Preview-Generierung
                                 entity_type=entity_type
-                                # Keine xaiFileId/collections - nur Preview update
                             )
                             ctx.logger.info(f"✅ Preview uploaded successfully")
                         else:
                             ctx.logger.warn("⚠️  Preview-Generierung lieferte keine Daten")
+                            # Auch bei fehlgeschlagener Preview-Generierung Status zurücksetzen
+                            await sync_utils.update_sync_metadata(
+                                entity_id,
+                                reset_file_status=True,
+                                entity_type=entity_type
+                            )
                             
                     finally:
                         # Cleanup temp file
@@ -250,6 +256,8 @@ async def handle_create_or_update(entity_id: str, document: Dict[str, Any], sync
         
         if not needs_sync:
             ctx.logger.info("✅ Kein xAI-Sync erforderlich, Lock wird released")
+            # Wenn Preview generiert wurde aber kein xAI sync nötig,
+            # wurde Status bereits in Preview-Schritt zurückgesetzt
             await sync_utils.release_sync_lock(entity_id, success=True, entity_type=entity_type)
             return