Enhance documentation and workflow management in EspoCRM

- Update README.md to include a table of contents and detailed sections on workflow management and custom scripts. - Remove deprecated 'runWorkflow' field from CVmhErstgespraech localization files. - Add 'runWorkflow' field to detail layout for CVmhErstgespraech. - Update workflow_manager.php to improve workflow listing and management functionality. - Adjust cache timestamps in config.php. - Create CUSTOM_DIRECTORY.md to outline the custom directory structure and best practices. - Add README.md for workflow definitions with usage examples and JSON format specifications. - Introduce new workflow definitions for 'vmh-erstberatung-abschließen' and its backup.
2026-01-20 23:58:29 +01:00
parent e878125489
commit 8c83e54650
12 changed files with 637 additions and 70 deletions
--- a/README.md
+++ b/README.md
@@ -1,8 +1,26 @@
 KI-basierte Bearbeitung von EspoCRM: Struktur und Funktionsweise

+## Inhaltsverzeichnis
+1. [Überblick](#überblick)
+2. [Relevante Dateipfade und Verzeichnisstruktur](#1-relevante-dateipfade-und-verzeichnisstruktur)
+3. [Workflow-Verwaltung](#workflow-verwaltung)
+4. [Auslösen von Änderungen und Rebuild-Prozess](#auslösen-von-änderungen-und-rebuild-prozess)
+
+## Überblick
+
 Unter der Annahme, dass die KI direkten Zugriff auf das Dateisystem des EspoCRM-Servers hat (z. B. via SSH, API-Integration oder lokales Scripting), kann sie EspoCRM modifizieren, indem sie JSON-basierte Metadata-Dateien bearbeitet. EspoCRM ist modular aufgebaut und speichert Konfigurationen für Entitäten, Felder, Beziehungen, Views und Layouts in diesen Dateien. Änderungen erfolgen idealerweise im custom/-Verzeichnis, um Core-Dateien nicht zu überschreiben und Upgrades zu erleichtern. Die KI würde Dateien lesen, parsen (z. B. als JSON), modifizieren und speichern – gefolgt von einem Rebuild-Prozess, um die Änderungen anzuwenden.

 EspoCRM basiert auf PHP (Backend) und Backbone.js (Frontend), mit einer rekursiven Merging-Mechanik: Custom-Dateien überschreiben oder erweitern Core-Definitionen. Keine integrierte KI-Schnittstelle existiert, aber mit Dateizugriff kann die KI automatisierte Anpassungen vornehmen, z. B. Felder hinzufügen, Views anpassen oder Beziehungen definieren. Nachfolgend detaillierte Infos basierend auf der offiziellen Dokumentation und Community-Beiträgen.
+
+### Custom Scripts & Tools
+
+**Workflow-Verwaltung:**
+- `custom/scripts/workflow_manager.php` - Zentrale Schnittstelle für Workflow-Verwaltung (Import/Export/List/Delete)
+- `custom/scripts/check_and_rebuild.sh` - Validierungs- und Rebuild-Script
+
+**Workflow-Definitionen:**
+- `custom/workflows/*.json` - Versionierte Workflow-Definitionen (Simple & BPM)
+- `custom/workflows/README.md` - Workflow-Format-Dokumentation
 1. Relevante Dateipfade und Verzeichnisstruktur

 Alle relevanten Dateien liegen im JSON-Format und werden in einer hierarchischen Struktur organisiert. Die KI sollte immer im custom/Espo/Custom/Resources/metadata/-Ordner arbeiten, da Änderungen hier persistent sind und nicht bei Updates verloren gehen. Core-Dateien (z. B. unter application/Espo/Resources/metadata/) dienen als Referenz, aber sollten nicht modifiziert werden.
@@ -148,6 +166,177 @@ JSON
        Datenbank-Effekte: Neue Felder/Links in entityDefs erzeugen Tabellen/Spalten (bei Rebuild).
        Frontend-Effekte: clientDefs/Layouts ändern UI sofort nach Rebuild (z. B. neue Panels, Views).
        Fehlerquellen: Ungültiges JSON oder falsche Typen können zu Fehlern führen (z. B. fehlende required-Felder).
+
+## Workflow-Verwaltung
+
+EspoCRM bietet zwei Arten von Workflows für Automatisierung:
+
+### Simple Workflows (Regel-basiert)
+- Trigger-basierte Workflows für einfache Automationen
+- **Trigger-Typen:** 
+  - `afterRecordSaved` - Nach Erstellen oder Aktualisieren
+  - `afterRecordCreated` - Nur nach Erstellen
+  - `afterRecordUpdated` - Nur nach Aktualisieren
+  - `manual` - Manuell ausgeführt
+  - `scheduled` - Zeitgesteuert
+- **Bedingungen:** 
+  - Vergleiche: `equals`, `notEquals`, `greaterThan`, `lessThan`, `contains`, `isEmpty`
+  - Änderungen: `changed`, `notChanged`, `wasEqual`
+- **Aktionen:** 
+  - `sendEmail` - E-Mail versenden
+  - `createEntity` - Record erstellen
+  - `updateEntity` - Record aktualisieren
+  - `relateTo` / `unrelateFrom` - Verknüpfungen
+  - `createNotification` - Benachrichtigung
+
+### BPM Flowcharts (Komplex)
+- Visuelle Workflows mit BPMN 2.0-Standard
+- Start-Events: Signal, Conditional, Timer
+- Gateways (Exclusive, Inclusive, Parallel), Tasks, End-Events
+- Für komplexe, mehrstufige Geschäftsprozesse
+
+### Workflow-Dateien
+Workflow-Definitionen werden im Ordner `custom/workflows/` als JSON abgelegt:
+- **`custom/workflows/*.json`** - Workflow-Definitionen (Simple oder BPM)
+- **`custom/workflows/README.md`** - Dokumentation zu Formaten und Verwendung
+
+### Workflow Manager Script
+**Zentrale Schnittstelle:** `custom/scripts/workflow_manager.php`
+
+Dieses Script ermöglicht die Verwaltung aller Workflows (Simple und BPM) über die Kommandozeile:
+
+#### Verfügbare Aktionen
+
+**1. Alle Workflows auflisten**
+```bash
+docker exec espocrm php /var/www/html/custom/scripts/workflow_manager.php list
+```
+Zeigt beide Workflow-Typen (BPM Flowcharts und Simple Workflows) mit Status, ID, Name und Entity.
+
+**2. Workflow-Details anzeigen**
+```bash
+docker exec espocrm php /var/www/html/custom/scripts/workflow_manager.php read <workflow-id>
+```
+Gibt alle Details eines Workflows als JSON aus.
+
+**3. Workflow importieren**
+```bash
+docker exec espocrm php /var/www/html/custom/scripts/workflow_manager.php import /var/www/html/custom/workflows/workflow.json
+```
+Importiert einen Workflow aus einer JSON-Datei. Unterstützt sowohl Simple Workflows als auch BPM Flowcharts. Erstellt automatisch eine neue ID.
+
+**4. Workflow exportieren**
+```bash
+docker exec espocrm php /var/www/html/custom/scripts/workflow_manager.php export <workflow-id> /var/www/html/custom/workflows/exported.json
+```
+Exportiert einen Workflow in eine JSON-Datei für Backup oder Migration.
+
+**5. Workflow löschen**
+```bash
+docker exec espocrm php /var/www/html/custom/scripts/workflow_manager.php delete <workflow-id>
+```
+Löscht einen Workflow (mit Bestätigung). Funktioniert für beide Workflow-Typen.
+
+### JSON-Formate
+
+#### Simple Workflow Format
+```json
+{
+    "type": "simple",
+    "name": "workflow-name",
+    "entity_type": "EntityName",
+    "trigger_type": "afterRecordSaved",
+    "is_active": true,
+    "description": "Beschreibung der Funktion",
+    "conditions_all": [
+        {
+            "comparison": "equals",
+            "fieldToCompare": "fieldName",
+            "value": "expectedValue",
+            "subjectType": "value"
+        }
+    ],
+    "conditions_any": [],
+    "conditions_formula": null,
+    "actions": [
+        {
+            "type": "sendEmail",
+            "from": "specifiedEmailAddress",
+            "fromEmailAddress": "sender@example.com",
+            "to": "targetEntity",
+            "emailTemplateId": null,
+            "doNotStore": false
+        }
+    ]
+}
+```
+
+**Wichtige Felder:**
+- `comparison` - Vergleichsoperator (siehe Bedingungen oben)
+- `fieldToCompare` - Feldname für Bedingung
+- `subjectType` - Typ des Vergleichswerts (`value`, `field`, etc.)
+- `from` / `to` - E-Mail-Empfänger (`targetEntity`, `specifiedEmailAddress`, `system`)
+
+#### BPM Flowchart Format
+```json
+{
+    "type": "bpm",
+    "name": "flowchart-name",
+    "target_type": "EntityName",
+    "is_active": true,
+    "description": "Beschreibung",
+    "data": {
+        "list": [
+            {
+                "type": "eventStartSignal",
+                "id": "start1",
+                "signalName": "@signalName"
+            }
+        ]
+    },
+    "elements_data_hash": {},
+    "event_start_all_id_list": []
+}
+```
+
+### Best Practices
+
+1. **Versionierung:** Workflows als JSON-Dateien im `custom/workflows/` Verzeichnis versionieren
+2. **Naming Convention:** Beschreibende Namen mit Präfix (z.B. `vmh-erstberatung-abschliessen.json`)
+3. **Testen:** Nach Import immer über Admin-Interface testen
+4. **Backup:** Regelmäßig Export für wichtige Workflows durchführen
+5. **Dokumentation:** Description-Feld aussagekräftig füllen
+
+### Beispiel-Workflows
+
+**`custom/workflows/vmh-erstberatung-abschliessen.json`**
+- Sendet E-Mail bei Status-Wechsel zu "Warte auf Mandatierung"
+- Trigger: afterRecordSaved
+- Bedingungen: Status = "Warte auf Mandatierung" UND Status hat sich geändert
+- Aktion: E-Mail an targetEntity senden
+
+**Anwendungsbeispiel:**
+```bash
+# Alle Workflows exportieren (Backup)
+docker exec espocrm php /var/www/html/custom/scripts/workflow_manager.php list | grep ID | \
+  awk '{print $3}' | while read id; do
+    docker exec espocrm php /var/www/html/custom/scripts/workflow_manager.php export "${id%,}" \
+      "/var/www/html/custom/workflows/backup-${id%,}.json"
+done
+
+# Workflow aus Datei (re-)importieren
+docker exec espocrm php /var/www/html/custom/scripts/workflow_manager.php import \
+  /var/www/html/custom/workflows/vmh-erstberatung-abschliessen.json
+```
+
+### Workflow-Entwicklung mit KI
+
+Für KI-gestützte Workflow-Erstellung:
+1. Workflow-Definition im `custom/workflows/` Verzeichnis als JSON ablegen
+2. Mit `import` Befehl in EspoCRM einspielen
+3. Im Admin-Interface testen und bei Bedarf anpassen
+4. Mit `export` Befehl aktualisierten Workflow sichern
+5. JSON-Datei im Repository committen
    Rebuild auslösen:
        Manuell: Administration > Clear Cache & Rebuild (löscht Caches und merged Metadata neu).
        Programmatisch (für KI): Die KI kann den Cache-Ordner löschen (data/cache/) oder ein PHP-Skript ausführen, das den Rebuild triggert (z. B. via EspoCRMs CLI: php command.php Rebuild). Keine direkte API, aber machbar mit Dateizugriff (z. B. exec("php rebuild.php")).
--- a/custom/CUSTOM_DIRECTORY.md
+++ b/custom/CUSTOM_DIRECTORY.md
@@ -0,0 +1,122 @@
+# EspoCRM Custom Directory - Übersicht
+
+## Verzeichnisstruktur
+
+```
+custom/
+├── Espo/
+│   ├── Custom/             # Custom Entitäten, Services, Controller etc.
+│   └── Modules/            # Custom Module
+├── scripts/                # Custom PHP Scripts für Wartung/Verwaltung
+│   ├── check_and_rebuild.sh
+│   └── workflow_manager.php
+└── workflows/              # Workflow-Definitionen als JSON
+    ├── README.md
+    ├── vmh-erstberatung-abschliessen.json
+    └── vmh-erstberatung-abschliessen-backup.json
+```
+
+## Zweck der Verzeichnisse
+
+### custom/Espo/Custom/
+Hauptverzeichnis für EspoCRM-Customizations:
+- `Resources/metadata/` - Entity-, Field-, Client-Definitionen
+- `Resources/layouts/` - UI-Layout-Definitionen
+- `Resources/i18n/` - Übersetzungen
+- `Classes/` - Custom PHP-Klassen
+- `Controllers/` - Custom Controller
+- `Services/` - Custom Services
+- `Repositories/` - Custom Repositories
+
+### custom/Espo/Modules/
+Zusätzliche Module (z.B. von Extensions):
+- Jedes Modul hat eigene `Resources/metadata/` Struktur
+- Module sind gekapselt und wiederverwendbar
+
+### custom/scripts/
+**PHP Scripts für Wartung und Verwaltung:**
+
+#### workflow_manager.php
+Zentrale Schnittstelle für Workflow-Verwaltung:
+- **list** - Alle Workflows (BPM + Simple) auflisten
+- **read** - Workflow-Details anzeigen
+- **import** - Workflow aus JSON importieren
+- **export** - Workflow nach JSON exportieren
+- **delete** - Workflow löschen
+
+**Verwendung:**
+```bash
+docker exec espocrm php /var/www/html/custom/scripts/workflow_manager.php <action> [args]
+```
+
+#### check_and_rebuild.sh
+Validierung und Rebuild:
+- JSON-Syntax-Prüfung
+- EspoCRM Rebuild
+- Cache-Bereinigung
+
+### custom/workflows/
+**Workflow-Definitionen als JSON:**
+- Versionskontrolle für Workflows
+- Import/Export über workflow_manager.php
+- Sowohl Simple Workflows als auch BPM Flowcharts
+- Format-Dokumentation in `README.md`
+
+**Workflow-Typen:**
+1. **Simple Workflows** - Regel-basierte Automationen
+   - Trigger: afterRecordSaved, afterRecordCreated, scheduled, manual
+   - Bedingungen: Feld-Vergleiche (equals, changed, contains, etc.)
+   - Aktionen: sendEmail, createEntity, updateEntity, etc.
+
+2. **BPM Flowcharts** - Komplexe BPMN 2.0-Workflows
+   - Visuelle Designer im Admin-Interface
+   - Start-Events, Gateways, Tasks, End-Events
+   - Für mehrstufige Geschäftsprozesse
+
+## Best Practices
+
+### Workflow-Entwicklung
+1. Workflow als JSON in `custom/workflows/` erstellen
+2. Mit `workflow_manager.php import` einspielen
+3. Im Admin-Interface testen
+4. Bei Änderungen: Export → Anpassung → Import
+
+### Versionskontrolle
+- Alle JSON-Dateien in Git committen
+- Beschreibende Dateinamen (z.B. `vmh-<entity>-<funktion>.json`)
+- Regelmäßig Backups per `export` erstellen
+
+### Änderungen anwenden
+Nach Metadata-Änderungen immer:
+```bash
+docker exec espocrm php /var/www/html/command.php rebuild
+# oder
+./custom/scripts/check_and_rebuild.sh
+```
+
+## Nützliche Befehle
+
+```bash
+# Alle Workflows auflisten
+docker exec espocrm php /var/www/html/custom/scripts/workflow_manager.php list
+
+# Workflow importieren
+docker exec espocrm php /var/www/html/custom/scripts/workflow_manager.php import \
+  /var/www/html/custom/workflows/my-workflow.json
+
+# Workflow exportieren (Backup)
+docker exec espocrm php /var/www/html/custom/scripts/workflow_manager.php export \
+  <workflow-id> /var/www/html/custom/workflows/backup-workflow.json
+
+# System rebuilden
+docker exec espocrm php /var/www/html/command.php rebuild
+
+# Cache löschen
+docker exec espocrm rm -rf /var/www/html/data/cache/*
+```
+
+## Dokumentation
+
+- **Hauptdokumentation:** `/README.md` - Vollständige KI-Dokumentation für EspoCRM
+- **Workflow-Formate:** `/custom/workflows/README.md` - JSON-Format-Spezifikationen
+- **EspoCRM Docs:** https://docs.espocrm.com
--- a/custom/Espo/Custom/Resources/i18n/de_DE/CVmhErstgespraech.json
+++ b/custom/Espo/Custom/Resources/i18n/de_DE/CVmhErstgespraech.json
@@ -59,7 +59,6 @@
        "beendigungstatbestand": "Beendigungstatbestand",
        "contact": "Kontakt",
        "nchsterAnruf": "Nächster Anruf",
-        "runWorkflow": "Workflow ausführen",
        "dokumentesvmherstgespraech": "Dokumente"
    },
    "links": {
--- a/custom/Espo/Custom/Resources/i18n/en_US/CVmhErstgespraech.json
+++ b/custom/Espo/Custom/Resources/i18n/en_US/CVmhErstgespraech.json
@@ -60,7 +60,6 @@
        "contact": "Contact",
        "nchsterAnruf": "Next Call",
        "dokumentesvmherstgespraech": "Documents",
-        "runWorkflow": "Run Workflow",
        "testArray": "Test Array"
    },
    "links": {
--- a/custom/Espo/Custom/Resources/layouts/CVmhErstgespraech/defaultSidePanel.json
+++ b/custom/Espo/Custom/Resources/layouts/CVmhErstgespraech/defaultSidePanel.json
@@ -1,7 +1,4 @@
 [
-    {
-        "name": "runWorkflow"
-    },
    {
        "name": ":assignedUser"
    },
--- a/custom/Espo/Custom/Resources/layouts/CVmhErstgespraech/detail.json
+++ b/custom/Espo/Custom/Resources/layouts/CVmhErstgespraech/detail.json
@@ -7,6 +7,9 @@
                },
                {
                    "name": "nchsterAnruf"
+                },
+                {
+                    "name": "runWorkflow"
                }
            ]
        ],
--- a/custom/Espo/Custom/Resources/metadata/entityDefs/CVmhErstgespraech.json
+++ b/custom/Espo/Custom/Resources/metadata/entityDefs/CVmhErstgespraech.json
@@ -204,7 +204,7 @@
            "required": true,
            "optionsReference": "CVmhMietverhltnis.kndigungsgrundWohnraum",
            "default": "Mietrückstand",
-            "style": {},
+            "style": [],
            "maxLength": 100,
            "isCustom": true
        },
@@ -416,21 +416,6 @@
            "minuteStep": 5,
            "tooltip": true,
            "isCustom": true
-        },
-        "runWorkflow": {
-            "type": "link-button",
-            "mode": "runEspoWorkflow",
-            "popupHeight": 800,
-            "popupWidth": 600,
-            "style": "primary",
-            "buttonSize": "btn-md",
-            "confirmationDialog": true,
-            "confirmationText": "Soll der Vorgang abgeschlossen und die Ersteinschätzung versandt werden?",
-            "title": "runWorkflow Title",
-            "isCustom": true,
-            "default": null,
-            "buttonLabel": "Erstberatung versenden",
-            "readOnly": true
        }
    },
    "links": {
--- a/custom/scripts/workflow_manager.php
+++ b/custom/scripts/workflow_manager.php
@@ -1,8 +1,17 @@
 <?php
 /**
 * Workflow Manager Script for EspoCRM
+ * 
+ * Manages both BPM Flowcharts and Simple Workflows
+ * 
 * Usage: php workflow_manager.php <action> [options]
- * Actions: list, read <id>, delete <id>, edit <id> <json_data>, execute <id> <record_id>, test <id>
+ * 
+ * Actions:
+ *   list                    - List all workflows (BPM and Simple)
+ *   read <id>              - Read workflow details
+ *   delete <id>            - Delete a workflow
+ *   import <file>          - Import workflow from JSON file
+ *   export <id> <file>     - Export workflow to JSON file
 */

 $config = require '/var/www/html/data/config-internal.php';
@@ -22,69 +31,196 @@ function connectDB() {
 }

 function listWorkflows($pdo) {
-    $stmt = $pdo->query("SELECT id, name FROM bpmn_flowchart WHERE deleted = 0");
+    echo "=== BPM Flowcharts ===\n";
+    $stmt = $pdo->query("SELECT id, name, target_type, is_active FROM bpmn_flowchart WHERE deleted = 0");
    $results = $stmt->fetchAll(PDO::FETCH_ASSOC);
-    echo "Verfügbare Workflows:\n";
    foreach ($results as $row) {
-        echo "- ID: {$row['id']}, Name: {$row['name']}\n";
+        $active = $row['is_active'] ? '[AKTIV]' : '[INAKTIV]';
+        echo "  {$active} ID: {$row['id']}, Name: {$row['name']}, Entity: {$row['target_type']}\n";
+    }
+    
+    echo "\n=== Simple Workflows ===\n";
+    $stmt = $pdo->query("SELECT id, name, entity_type, type, is_active FROM workflow WHERE deleted = 0");
+    $results = $stmt->fetchAll(PDO::FETCH_ASSOC);
+    foreach ($results as $row) {
+        $active = $row['is_active'] ? '[AKTIV]' : '[INAKTIV]';
+        $name = $row['name'] ?: '(unnamed)';
+        echo "  {$active} ID: {$row['id']}, Name: {$name}, Entity: {$row['entity_type']}, Type: {$row['type']}\n";
    }
 }

 function readWorkflow($pdo, $id) {
+    // Try BPM first
    $stmt = $pdo->prepare("SELECT * FROM bpmn_flowchart WHERE id = ? AND deleted = 0");
    $stmt->execute([$id]);
    $row = $stmt->fetch(PDO::FETCH_ASSOC);
+    
    if ($row) {
-        echo "Workflow Details:\n";
+        echo "=== BPM Flowchart ===\n";
        echo json_encode($row, JSON_PRETTY_PRINT) . "\n";
-    } else {
-        echo "Workflow nicht gefunden.\n";
+        return;
    }
+    
+    // Try Simple Workflow
+    $stmt = $pdo->prepare("SELECT * FROM workflow WHERE id = ? AND deleted = 0");
+    $stmt->execute([$id]);
+    $row = $stmt->fetch(PDO::FETCH_ASSOC);
+    
+    if ($row) {
+        echo "=== Simple Workflow ===\n";
+        echo json_encode($row, JSON_PRETTY_PRINT) . "\n";
+        return;
+    }
+    
+    echo "Workflow nicht gefunden.\n";
 }

 function deleteWorkflow($pdo, $id) {
    echo "Bist du sicher, dass du den Workflow $id löschen möchtest? (ja/nein): ";
    $input = trim(fgets(STDIN));
-    if (strtolower($input) === 'ja') {
+    if (strtolower($input) !== 'ja') {
+        echo "Abgebrochen.\n";
+        return;
+    }
+    
+    // Try BPM first
    $stmt = $pdo->prepare("UPDATE bpmn_flowchart SET deleted = 1 WHERE id = ?");
    $stmt->execute([$id]);
-        echo "Workflow gelöscht.\n";
-    } else {
-        echo "Abgebrochen.\n";
+    if ($stmt->rowCount() > 0) {
+        echo "BPM Flowchart gelöscht.\n";
+        return;
    }
+    
+    // Try Simple Workflow
+    $stmt = $pdo->prepare("UPDATE workflow SET deleted = 1 WHERE id = ?");
+    $stmt->execute([$id]);
+    if ($stmt->rowCount() > 0) {
+        echo "Simple Workflow gelöscht.\n";
+        return;
+    }
+    
+    echo "Workflow nicht gefunden.\n";
 }

-function editWorkflow($pdo, $id, $jsonData) {
-    $data = json_decode($jsonData, true);
+function importWorkflow($pdo, $file) {
+    if (!file_exists($file)) {
+        die("Datei nicht gefunden: $file\n");
+    }
+    
+    $json = file_get_contents($file);
+    $data = json_decode($json, true);
+    
    if (json_last_error() !== JSON_ERROR_NONE) {
-        die("Ungültiges JSON.\n");
+        die("Ungültiges JSON in Datei.\n");
+    }
+    
+    $type = $data['type'] ?? 'unknown';
+    $now = date('Y-m-d H:i:s');
+    
+    if ($type === 'simple') {
+        // Import Simple Workflow
+        $id = substr(bin2hex(random_bytes(12)), 0, 17);
+        $stmt = $pdo->prepare("
+            INSERT INTO workflow (
+                id, name, entity_type, type, is_active, is_internal,
+                description, conditions_all, conditions_any, conditions_formula,
+                actions, portal_only, scheduling, scheduling_apply_timezone,
+                process_order, created_at, modified_at, deleted
+            ) VALUES (?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, 0)
+        ");
+        $stmt->execute([
+            $id,
+            $data['name'],
+            $data['entity_type'],
+            $data['trigger_type'],
+            $data['is_active'] ?? 1,
+            0,
+            $data['description'] ?? null,
+            json_encode($data['conditions_all'] ?? []),
+            json_encode($data['conditions_any'] ?? []),
+            $data['conditions_formula'] ?? null,
+            json_encode($data['actions'] ?? []),
+            0,
+            '0 0 * * *',
+            1,
+            10,
+            $now,
+            $now
+        ]);
+        echo "✓ Simple Workflow importiert: $id - {$data['name']}\n";
+    } elseif ($type === 'bpm') {
+        // Import BPM Flowchart
+        $id = substr(bin2hex(random_bytes(12)), 0, 17);
+        $stmt = $pdo->prepare("
+            INSERT INTO bpmn_flowchart (
+                id, name, target_type, is_active,
+                created_at, modified_at, data, elements_data_hash,
+                deleted, has_none_start_event, event_start_id_list, event_start_all_id_list
+            ) VALUES (?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, ?, 0, 0, '[]', ?)
+        ");
+        $stmt->execute([
+            $id,
+            $data['name'],
+            $data['target_type'],
+            $data['is_active'] ?? 1,
+            $now,
+            $now,
+            json_encode($data['data']),
+            json_encode($data['elements_data_hash']),
+            json_encode($data['event_start_all_id_list'] ?? [])
+        ]);
+        echo "✓ BPM Flowchart importiert: $id - {$data['name']}\n";
+    } else {
+        die("Unbekannter Workflow-Typ: $type\n");
    }
-    $stmt = $pdo->prepare("UPDATE bpmn_flowchart SET data = ?, modified_at = NOW() WHERE id = ?");
-    $stmt->execute([json_encode($data), $id]);
-    echo "Workflow aktualisiert.\n";
 }

-function executeWorkflow($pdo, $id, $recordId) {
-    // Einfache Simulation: Setze Status oder triggere Event
-    // In Realität würde man EspoCRM-API verwenden
-    echo "Workflow $id für Record $recordId ausführen...\n";
-    // Beispiel: Status setzen
-    $stmt = $pdo->prepare("UPDATE c_vmh_erstgespraech SET status = 'Warte auf Mandatierung' WHERE id = ?");
-    $stmt->execute([$recordId]);
-    echo "Status gesetzt. Workflow sollte ausgelöst werden.\n";
-}
-
-function testWorkflow($pdo, $id) {
-    // Simuliere Bedingungen
-    $stmt = $pdo->prepare("SELECT data FROM bpmn_flowchart WHERE id = ?");
+function exportWorkflow($pdo, $id, $file) {
+    // Try BPM first
+    $stmt = $pdo->prepare("SELECT * FROM bpmn_flowchart WHERE id = ? AND deleted = 0");
    $stmt->execute([$id]);
    $row = $stmt->fetch(PDO::FETCH_ASSOC);
+    
    if ($row) {
-        $data = json_decode($row['data'], true);
-        echo "Teste Workflow: " . (isset($data['list'][0]['text']) ? $data['list'][0]['text'] : 'Unbekannt') . "\n";
-        // Prüfe Bedingungen (vereinfacht)
-        echo "Bedingungen: " . json_encode(isset($data['list'][0]['conditionsAll']) ? $data['list'][0]['conditionsAll'] : []) . "\n";
+        $export = [
+            'type' => 'bpm',
+            'name' => $row['name'],
+            'target_type' => $row['target_type'],
+            'is_active' => (bool)$row['is_active'],
+            'description' => $row['description'],
+            'data' => json_decode($row['data'], true),
+            'elements_data_hash' => json_decode($row['elements_data_hash'], true),
+            'event_start_all_id_list' => json_decode($row['event_start_all_id_list'], true)
+        ];
+        file_put_contents($file, json_encode($export, JSON_PRETTY_PRINT));
+        echo "✓ BPM Flowchart exportiert nach: $file\n";
+        return;
    }
+    
+    // Try Simple Workflow
+    $stmt = $pdo->prepare("SELECT * FROM workflow WHERE id = ? AND deleted = 0");
+    $stmt->execute([$id]);
+    $row = $stmt->fetch(PDO::FETCH_ASSOC);
+    
+    if ($row) {
+        $export = [
+            'type' => 'simple',
+            'name' => $row['name'],
+            'entity_type' => $row['entity_type'],
+            'trigger_type' => $row['type'],
+            'is_active' => (bool)$row['is_active'],
+            'description' => $row['description'],
+            'conditions_all' => json_decode($row['conditions_all'], true),
+            'conditions_any' => json_decode($row['conditions_any'], true),
+            'conditions_formula' => $row['conditions_formula'],
+            'actions' => json_decode($row['actions'], true)
+        ];
+        file_put_contents($file, json_encode($export, JSON_PRETTY_PRINT));
+        echo "✓ Simple Workflow exportiert nach: $file\n";
+        return;
+    }
+    
+    echo "Workflow nicht gefunden.\n";
 }

 $pdo = connectDB();
@@ -102,19 +238,16 @@ switch ($action) {
        if (!isset($argv[2])) die("Usage: delete <id>\n");
        deleteWorkflow($pdo, $argv[2]);
        break;
-    case 'edit':
-        if (!isset($argv[2]) || !isset($argv[3])) die("Usage: edit <id> <json_data>\n");
-        editWorkflow($pdo, $argv[2], $argv[3]);
+    case 'import':
+        if (!isset($argv[2])) die("Usage: import <file>\n");
+        importWorkflow($pdo, $argv[2]);
        break;
-    case 'execute':
-        if (!isset($argv[2]) || !isset($argv[3])) die("Usage: execute <workflow_id> <record_id>\n");
-        executeWorkflow($pdo, $argv[2], $argv[3]);
-        break;
-    case 'test':
-        if (!isset($argv[2])) die("Usage: test <id>\n");
-        testWorkflow($pdo, $argv[2]);
+    case 'export':
+        if (!isset($argv[2]) || !isset($argv[3])) die("Usage: export <id> <file>\n");
+        exportWorkflow($pdo, $argv[2], $argv[3]);
        break;
    default:
-        echo "Unbekannte Aktion. Verfügbare: list, read, delete, edit, execute, test\n";
+        echo "Unbekannte Aktion.\n";
+        echo "Verfügbare Aktionen: list, read, delete, import, export\n";
 }
 ?>
--- a/custom/workflows/README.md
+++ b/custom/workflows/README.md
@@ -0,0 +1,70 @@
+# Workflow Definitions
+
+This directory contains workflow definitions in JSON format that can be imported into EspoCRM using the workflow manager script.
+
+## File Format
+
+### Simple Workflow
+```json
+{
+    "type": "simple",
+    "name": "workflow-name",
+    "entity_type": "EntityName",
+    "trigger_type": "afterRecordSaved",
+    "is_active": true,
+    "description": "Description of what this workflow does",
+    "conditions_all": [],
+    "conditions_any": [],
+    "conditions_formula": null,
+    "actions": []
+}
+```
+
+**Trigger Types:**
+- `afterRecordSaved` - After record is created or updated
+- `afterRecordCreated` - Only after record is created
+- `scheduled` - Runs on a schedule
+
+**Condition Types:**
+- `equals`, `notEquals`, `greaterThan`, `lessThan`, `contains`, `notContains`, `isEmpty`, `isNotEmpty`, `isTrue`, `isFalse`, `wasEqual`, `wasNotEqual`, `changed`, `notChanged`
+
+**Action Types:**
+- `sendEmail` - Send email to recipient
+- `createEntity` - Create a new record
+- `updateEntity` - Update current record
+- `relateTo` - Link to another record
+- `unrelateFrom` - Unlink from record
+- `applyAssignmentRule` - Apply assignment rules
+- `createNotification` - Create notification
+
+### BPM Flowchart
+```json
+{
+    "type": "bpm",
+    "name": "flowchart-name",
+    "target_type": "EntityName",
+    "is_active": true,
+    "description": "Description",
+    "data": {
+        "list": []
+    },
+    "elements_data_hash": {},
+    "event_start_all_id_list": []
+}
+```
+
+## Usage
+
+Import a workflow:
+```bash
+docker exec espocrm php /var/www/html/custom/scripts/workflow_manager.php import /var/www/html/custom/workflows/your-workflow.json
+```
+
+Export a workflow:
+```bash
+docker exec espocrm php /var/www/html/custom/scripts/workflow_manager.php export <workflow-id> /var/www/html/custom/workflows/exported.json
+```
+
+## Examples
+
+- `vmh-erstberatung-abschliessen.json` - Sends email and sets status when consultation is completed
--- a/custom/workflows/vmh-erstberatung-abschliessen-backup.json
+++ b/custom/workflows/vmh-erstberatung-abschliessen-backup.json
@@ -0,0 +1,43 @@
+{
+    "type": "simple",
+    "name": "vmh-erstberatung-abschlie\u00dfen",
+    "entity_type": "CVmhErstgespraech",
+    "trigger_type": "afterRecordSaved",
+    "is_active": true,
+    "description": "Versendet Erstberatungs-E-Mail und setzt Status auf \"Warte auf Mandatierung\"",
+    "conditions_all": [
+        {
+            "comparison": "equals",
+            "subjectType": "value",
+            "cid": 0,
+            "fieldToCompare": "status",
+            "type": "all",
+            "value": "Warte auf Mandatierung"
+        },
+        {
+            "comparison": "changed",
+            "subjectType": null,
+            "cid": 1,
+            "fieldToCompare": "status",
+            "type": "all"
+        }
+    ],
+    "conditions_any": [],
+    "conditions_formula": null,
+    "actions": [
+        {
+            "type": "sendEmail",
+            "cid": 0,
+            "id": "423a120400",
+            "from": "specifiedEmailAddress",
+            "fromEmailAddress": "anwalt@vermieterhelden.de",
+            "to": "targetEntity",
+            "toEmailAddress": null,
+            "replyTo": null,
+            "emailTemplateId": null,
+            "emailTemplateName": null,
+            "doNotStore": false,
+            "optOutLink": false
+        }
+    ]
+}
--- a/custom/workflows/vmh-erstberatung-abschliessen.json
+++ b/custom/workflows/vmh-erstberatung-abschliessen.json
@@ -0,0 +1,27 @@
+{
+    "type": "simple",
+    "name": "vmh-erstberatung-abschließen",
+    "entity_type": "CVmhErstgespraech",
+    "trigger_type": "afterRecordSaved",
+    "is_active": true,
+    "description": "Sendet E-Mail und setzt Status wenn Erstberatung abgeschlossen wird",
+    "conditions_all": [
+        {
+            "type": "equals",
+            "attribute": "status",
+            "value": "Warte auf Mandatierung"
+        }
+    ],
+    "conditions_any": [],
+    "conditions_formula": null,
+    "actions": [
+        {
+            "type": "sendEmail",
+            "from": "system",
+            "to": "contactId",
+            "emailTemplateId": null,
+            "subject": "Erstberatung abgeschlossen",
+            "body": "Ihre Erstberatung wurde erfolgreich abgeschlossen. Wir warten nun auf Ihre Mandatierung."
+        }
+    ]
+}
--- a/data/config.php
+++ b/data/config.php
@@ -348,8 +348,8 @@ return [
    0 => 'youtube.com',
    1 => 'google.com'
  ],
-  'cacheTimestamp' => 1768945598,
-  'microtime' => 1768945598.792157,
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